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以专业显成效 以服务促履职

江西:人民银行新余市中支行构建互动式采购协作体系

作者:何龙 发布于:2019-03-20 17:38:34 来源:中国人民银行新余市?#34892;?#25903;行
  近年来,人民银行新余市?#34892;?#25903;行认真贯彻落实总行“进一步规范集中采购工作程序,提高工作效率和质量”的要求,以服务央行核心业务为宗旨,借力科学化系统采购平台的专业力量,打破需求部门与采购部门之间的“地理隔离”,形成了一套符合中支集中采购服务长效化的互动式采购协作体系,取得了较好的工作成效。
 
 
  一、以“三大管理”凸显集采专业化服务力量
 
 
  (一)搭建规范化的制度管理体系坚持“制?#35748;?#34892;,行之有度”的理念,高度重视集中采购制度建设工作。新余市中支紧跟集中采购新形势,不断修订和完善集中采购制度,建立了以《中国人民银行集中采购管理办法》、《中国人民银行集中采购工作规程》、上级行下发的集中采购项目和限额标准等文件为基础,相互配套、流程完整、覆盖全面的集中采购制度管理体系。一是制定了《新余市中支集中采购信息化平台操作手册》(以下简称《手册》)和《新余市中支网上采购指南》(以下简称《指南》),其中《手册?#33539;?#38656;求部门、职能部门、采购?#34892;摹?#31649;委会以及行长办公会在集中采购中所扮演的角色进行了规范化和具体化,《指南》则为采购?#34892;?#22312;进行网上竞价、协议供货采购时提供了标准化的操作实施流程。二是重新修订了《新余市中支集中采购管理实施细则》、《人民银行新余市中支关于 2017-2018年集中采购项目及限额标准的通知》、《新余市中支评审人员管理实施细则》等系列规章制度,进一步明确了集中采购的采购流程、采购方式以及对下?#26029;?#25903;行集中采购的要求;
 
 
  (二)借助科学化的系?#24443;?#29702;平台
 
 
  紧跟集采创新趋势,完善采购领域信息化建设,新余市中支构建了一体化电子自助采购平台,整合采购申请注册、审核下单、招投标采购、询价通知、评审抽取及决策、中标公告、合同审核及签订、验收确认及支付货款等多重功能,以链条式的流程设?#24179;?#38598;中采购流程简单明了的展现出?#30784;?#22312;系统操作中,设置了采购需求部门、职能部门、集中采购管委会、行长办公会和采购?#34892;?#20849;五类角色。需求部门通过登录系?#31243;?#20889;采购项目、配置或?#38469;?#35201;求、数量、预算单价五个基本要素,即可完成集中采购项目计划的申报。职能部门、集中采购管委会和行长办公会对项目进行三级审核后即下达集中采购任务单。采购?#34892;?#32452;织具体采购项目的实施。科学化的系?#24443;?#29702;平台消除了部门间“地理隔离”,实现了集中采购的“零界限”操作。一是规范项目申报方式。采购平台链接位于中支内网显眼位置,需求部门点击链接即可进行“零基础”需求报送,填报内容仅限于项目名称、配置要求、数量、时间、用途、申请人及所在部门7个字段。系统根据项目性质差异将其划分为电子设备、发行机具、保卫监控、其他四个类别分别报送?#37327;?#25216;、发行、保卫、后勤四个职能部门,与此同时职能部门、集中采购管委会、行长办公会对其进行三道审核并提供审核意见和会议纪要,任一?#26041;?#26410;通过该任务将自动终止,以此确保项目申报的规范性。
 
 
  二是简化操作流程。采购平台设置了管委会和行长办公会会议纪要、邀标通知书、项?#31185;?#23457;结果认定书、中标通知书、采购项目公示通知、采购合同、采购验收意见书共八类模板,用户可根据项目进度合理使用各类模板。同时系统任一?#26041;?#22343;设置了打印功能,申请表、审核表、任务单、评审结果认定书、验收意见书打印均为统一表格形式,其他?#26041;?#25171;印为文本格式,输出纸张均为A4纸,操作十分便利。
 
 
  三是公开集采信息。为实现采购流程的公开透明化,该平台增添了采购进度条作为反映采购进行程度的导索,采购进度条分为职能部门审核、管委会审核、行长办公会审核、采购实施(招标、评审、中标、公示、签订合同)、验收付款、任务完成、任务终?#26500;?种情况,需求部门及全行职工可通过点击平台链接查看进度条清晰的了解到采购任务的实施进度并及时督促相关职能部门加快采购进?#21462;?#20219;务结束后系统可自动生成采购汇总图表,图表内容可选择对应科室、采购季?#21462;?#37319;购内容等内容进行调整。
 
 
  (三)执行标准化的“生命周期管理”模式
 
 
  新余市中支集采工作以服务核心业务为?#34892;模?#32467;合上级行集中采购工作安排,按季度分阶段执行标准化的“生命周期管理”模式。生命周期管理方式重在对集中采购流程加以分解细化、归纳整合,将集中采购流程分解整合为需求管理、流程管理、风险管理和运行管理四大管理模块,四大管理模块的拆分整合精准助力中支实现了服务大局的基本理念。新余市中支“生命周期管理”模式正常运行时,对于省会中支集采和总行批量采购类项目,以“少库存+更新换代”的需求数量申报应对人员调入和设备损毁等突发情况,对于自行集中采购的项目以“零库存+保障履职”的必要条件?#33539;?#38656;求数量。当遇到突发状况时,如机械器具类大金额发行机具等采购项目,管委会办公室评估对清分工作的影响程度,调整工作安排,及时进行紧急采购,紧急采购由应急预案领导小组组织实施。
 
 
  二、以“三类强化”实现采购部门互动式协作目标
 
 
  (一)源头挖?#20445;?#24378;化采购需求管理
 
 
  采购需求是采购工作的出发点和灵魂性内容,决定了采购方式的选择、采购规则和预算的制定,最终影响采购工作的结果和质量。新余市中支从采购源头出发,不断强化采购需求管理。一是明确需求部门的采购需求主体责任,?#32454;?#25226;控《集中采购申请单》。我?#34892;?#25903;行根据《中国人民银行办公厅关于进一步加强采购需求管理的通知》要求,结合以前年度采购要素不完整导致采购结果不满意的实践教训,从采购需求编制、职能部门审核等点滴入手,执行不填需求要素不采购、填错?#38469;?#21442;数扣分的量化考核监督手段。同时在采购需求提交管委会之前,随机抽调三名评审人员库人员对采购需求数量、预算和?#38469;?#25351;标进行意见评议并在管委会会议上讨论,提高需求科学合理性。
 
 
  二是夯实需求基础信息,充分利用外部资?#30784;?#23436;善精准的采购需求离不开对市场行情的把握和对采购标的的详细了解。利用潜在的供应?#22871;?#28304;和咨询专业人士意见有助于进一步提高采购需求的合规性和合理性。新余市中支在建立电子平台初期健全了供应商信息库,全面搜集和整理供应商、产品、?#38469;酢?#20215;格等信息,系统记录和梳理供应商在我中支的历史数据。集采管委会向各需求部门推送近两年全行及部分金融机构采购项目的产品信息情况一览表,为其提供参考和辅导,同时提示需求部门避免申报特指性,防范法律风险。
 
 
  (二)立足实际,强化采购实施效率
 
 
  一是合理运用采购方式。合理的选择采购方式能够?#34892;?#23454;现采购实施的精准化、高效化和节约化。以公开招标为例,优点在于公开透明、充分竞争、程序规范、评标方法可选择余地大,但存在程序?#26041;?#22810;、采购时间长、成本费用高?#28909;?#38519;。公开招标仅?#35270;?#20110;市场竞争充分、需求准确精准、采购时间充裕、合同金额较大的情形。新余市中支在明晰采购数量和预算的情况下,考虑采购项目的特殊性,根据市场环境判断所采购的项目是供大于求还是供不应求,供大于求的项目定性为充分竞争市场,这类项目以网上竞价、询价、竞争性谈?#23567;?#31454;争?#28304;?#21830;和公开招标为主要采购方式,供不应求的项目定性为寡头垄断市场,这类项目以邀请招标、单一来源为主要采购方式。坚持合法合理、实用科学的原则,?#34892;?#21512;理的运用采购方式。二是高效组织采购评审。第一,不断提高评审人员积极性,新余市中支建立了评审人员的考核机制,将集中采购评审工作纳入年度考核,并将评审人员与其个人及部门业绩挂?#24120;?#20197;此提高个人及部门负责人对评审工作的重视和配合,同时实行有偿评审奖励机制,尝试引入有偿评审奖励机制,对评审工作年度考核中表现优秀的评审人员给予一定的奖励,以增强评审人员的积极性和责任感;
 
 
  第二,加强评审环境的治理,规范评审程序和方法,?#32454;?#35780;审人员的准入和退出?#26041;冢?#20013;支采购?#34892;?#35201;求抽取评审人员必须在内审部门的监?#36739;?#36827;行;第三,加强人才队伍建设,有意识地引进专业人才,?#23454;?#32452;织业务培训,新余市中支?#30422;?#20102;采购专家和学者举办学习讲座,普及采购管理基础知识和技能,促进采购工作良性发展;第四,强化评审人员政治思想和职业道德教育。新余市中支通过再教育让评审人员充分认识到集中采购评审工作的严肃性、重要性,做到严于律己,在集采评审中主持公道不打人情分、不打诱惑分,不打授意分,不打串联分。
 
 
  三是?#34892;?#25511;制采购成本。要从根本上降低项目采购成本,就要结合实际情况建立集中采购成本控制模型,在相关参数的基础上对其基本情况予以系统化分析。价值分析法是较好的分析机制,能在分析项目功能的基础上,满足我中支采购的各项基本需求,确保产品价值得以体现,通过机?#21697;治?#27861;制定评审方案,加以比较选出性价比最高的供应商,确保中支采购成本?#34892;?#25511;制。
 
 
  四是?#32454;?#32452;织项目验收。一方面多部门联动互助,中支组织验收时需在需求、采购、内审和供应商四方见证下同时验收并试运行采购项目,验收人员对运行结果做出评价并签字确认,大?#36879;?#26434;的项目,根据项目类?#25512;盖?#36136;量检查机构参与验收。另一方面确保规范,新余市中支根据项目进度及时组建验?#25307;?#32452;,以采购合同协议、供货商发货单等文件,对所采购货物、服务或工程的品种、规格、数量、质量、?#38469;?#35201;求等进行验收,验收结束后出具验收证明,参与验收工作的相关人员于验收工作完成后在验收证明上签署审核意见并加盖公章,以落实主体责任,验收证明作为申请支付采购?#24335;?#30340;必要文件,评价结果连同验收报告一同报送采购?#34892;?#36827;行协商。
 
 
  (三)锻造提炼,强化采购结果跟进监督
 
 
  一是充分发挥岗位之间相互监督的作用,做到“受理岗位不采购”、“采购岗位不验收”、“密封报价集中拆封”、“重大采购活动集中审批”,确保人员分工、岗位职责明确,做到?#35748;?#20114;配合又相互制约。二是利用中支部门量化考核办法,制定集中采购量化考核细则,成立了日常考核小组,通过目标量化考核,增强了采购人员的工作责任心,激发了工作热情,规范了采购行为,完善了内部管理。三是在电子设备购置?#36873;?#23433;全防卫费和货币发行费绩效评价的基础上,建立了三项费用相关集中采购项目的二级指标,对采购项目的质量和效用从用户满意?#21462;?#20379;应商反馈、采购周期等多个方面进行定性和定量绩效评价。基层行采购项目多为小量冗?#26377;?#29992;品,分散购置难以获得集中采购规模效益,我?#34892;?#25903;行采用了“打包”集中采购的方式,在上级行规定的集中采购物品范围的基础上,充分挖掘潜在的规模效益。例如,在财务季度分析时,发?#26088;?#31639;机和清分耗材采购频次较多,总额较大,为统一管理,增加采购?#24335;?#30340;规模效益,我?#34892;?#25903;行于2017年?#20064;?#24180;开始将计算机和清分耗材进行定点采购,进一步节约了?#24335;稹?/div>
 
 
  三、以“三项突破”落实集采服务大局基本理念
 
 
  (一)在采购管理上有突破,体现专业化采购水平。近年来,我市?#34892;?#25903;行集中采购规模不断扩大,平均?#24335;?#33410;约率保持在10%以内。同时,采购的物品和范围也不断拓展,采购项目基本覆盖了货物、服务和工程三大类,包括施工工程、通用耗材、维修保养服务?#21462;?#24182;先后将办公和印刷品、车辆保险、财产保险、车辆加油维修、房屋及建筑物消防日常维保、清分耗材等服务性业务纳入定点集中采购范围。集中采购工作的深入开展,对中支履职能力和服务水平的提升发挥了重要的作用。
 
 
  (二)在采购规范上有突破,强调采购责?#25105;?#35782;。标准化模板的导入进一步为采购人员提供了便捷,系统内部事先导入了财政部制定的招投标文件模板,采购人员仅需逐项完善即可,采购流程完全符合集采制?#21462;?#19968;方面减少了操作人员的工作量,只需填写采购项目、数量、备注、所在科室即可完成填报;另一方面略去了全行职工的操作培训?#26041;冢?#35813;平台无需进行专业系统培训,仅根据常识即可立马上手。?#36865;猓?#30005;子化平台的搭建,使便捷式的报送方式得以成功运用,使得监督更加高效,通过项目进度查询进一步加大了对集中采购的监督力度,监督方式、手段、人员设置等方面有了很大的改变,监督方式由定期检查转变为不定期抽查,监督手段由报表核实更改为“平台、报表双控”,监察人员由?#22270;臁?#20869;审扩大为全行职工。
 
 
  (三)在采购效率上有突破,落实采购核心理念。通过整合集中采购各?#26041;?#30340;功能,新余市中支转变工作方式,改变传统纸质版集中采购报送方式,充分利用集中采购电子化平台新型采购方式,最大化集中采购工作效率。2016年至2018年,我中支共计实施集中采购129次,预算?#24335;?#36798;1,510.46万元,实际采购?#24335;?,449.87万元,总体?#24335;?#33410;约率为4.01%。互动式采购协作体系的运用?#34892;?#36991;免了?#24335;?#30340;“低效化”使用,使有限的?#24335;?#29992;在“?#24230;?rdquo;上。?#36865;猓?#30001;于系统?#32454;?#25511;制各流程截止时间,基本上将本级采购周期控制在三周以内,平均采购周期同?#20154;?#20943;65%;集中采购平台的简洁性和便利性深化了全行职工的集中采购意识,进一步保障了中支集中采购的长效发展。

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